Usuario externo

Stakeholder

Los usuarios externos o stakeholders son personas u organizaciones que están involucrados de manera directa o indirecta en el proceso de creación, revisión y aprobación de documentos de diseño, pero no son usuarios registrados en MoonDesk. La plataforma ofrece varias funcionalidades para interactuar con estos usuarios sin que necesiten registrarse.

Funcionalidades Disponibles para Usuarios Externos

1. Revisar Documentos:

   • Los usuarios externos pueden revisar documentos que se les han enviado para revisión. Este proceso no requiere que tengan una cuenta en MoonDesk.

2. Descargar Documentos:

   • Los usuarios externos pueden descargar documentos que se les han compartido a través de la plataforma.

Enviar a revisar documentos a un usuario externo

Para enviar un documento a revisar a un usuario externo, sigue estos pasos:

1. Acceder a la Creación de Tareas:

   • Inicia sesión en la aplicación web de MoonDesk.

   • Navega a la sección Tareas desde el menú principal.

2. Crear una Nueva Tarea:

   • Haz clic en el botón +Nueva Tarea.

3. Seleccionar el Tipo de Tarea:

   • En la ventana que se abre, elige Pedido de Revisión y haz clic en Comenzar.

4. Completar los Datos de la Tarea:

   • Ingresa un nombre y una descripción breve para la tarea (máximo 60 caracteres).

   • Establece la fecha de vencimiento.

5. Agregar Roles:

   • Define los roles para la tarea:

     • Creador

     • Propietario

     • Asignado

     • Revisor: Aquí es donde puedes agregar un usuario externo.

6. Agregar un Nuevo Revisor Externo:

   • En el campo Revisor, selecciona la opción para agregar un nuevo revisor.

   • Ingresa la dirección de correo electrónico del usuario externo.

7. Adjuntar Documentos:

   • Puedes adjuntar uno o más documentos existentes para que el usuario externo los revise.

8. Guardar y Enviar la Tarea:

   • Haz clic en el botón Guardar. El usuario externo recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace para revisar los documentos.

Captura de pantalla en la que se indica el lugar desde dónde se agrega un usuario externo o stakeholder para una revisión

El usuario recibirá una notificación en su correo electrónico con un enlace para acceder a una pantalla de revisión. Desde esta pantalla, podrá:

• Ver la Tarea:

  • Verá los detalles de la tarea y los documentos asociados que necesitan revisión.

• Revisar el Documento:

  • Podrá revisar cada documento y tendrá dos opciones:

    • Aprobar: Si el documento cumple con los requisitos y no necesita cambios.

    • Pedir un Cambio: Si el documento requiere modificaciones. El usuario externo podrá agregar comentarios sobre los cambios necesarios.

Captura de pantalla de la vista de revisión de un usuario externo

Captura de pantalla de la vista de un documento para aprobar o solicitar un cambio

Enviar documentos para descargar

Enviar documentos a usuarios externos es una funcionalidad clave en MoonDesk que permite a los usuarios compartir archivos de manera sencilla y eficiente. Aquí te mostramos cómo hacerlo.

Pasos para Enviar Documentos a un Usuario Externo

1. Seleccionar Documentos a Compartir:

   • Navega a la pestaña Search en la aplicación web de MoonDesk.

   • Busca y selecciona el documento que deseas compartir utilizando el casillero a la izquierda de la previsualización del documento.

2. Compartir Documentos:

   • Haz clic en el ícono Share.

   • Elige el tipo de formato en el que deseas compartir el documento: Illustrator, en curvas, PDF, JPG, PNG, etc. También puedes incluir sus fuentes y links si es necesario.

3. Enviar desde MoonDesk Web:

   • Haz clic en MoonDesk Web y luego en Share.

   • El documento estará disponible en los formatos seleccionados para su envío desde la web.

4. Notificación al Usuario Externo:

   • El usuario externo recibirá una notificación a su correo electrónico con un enlace para ingresar a una página de descarga.

   • Desde esta página, el usuario podrá ver una lista con los documentos, un detalle de los mismos y tendrá la opción de descargar los documentos adjuntos.

Administración de Documentos Compartidos

1. Administrar Enlaces Compartidos:

   • Los enlaces compartidos pueden ser administrados desde la sección Compartidos en el menú principal de MoonDesk.

   • Desde aquí, puedes habilitar o deshabilitar los enlaces compartidos según sea necesario.

2. Consulta Adicional:

   • Para obtener más información sobre cómo administrar documentos compartidos, visita la sección Compartidos en el manual de usuario de MoonDesk.

Notas Importantes

• Aprobación de Documentos:

  • Si compartes o descargas un documento que aún no está aprobado (estado: borrador), la plataforma te advertirá sobre esto antes de proceder con el envío.

• Formatos de Archivos Disponibles:

  • La disponibilidad de formatos de archivo (.JPG, .PNG, .PDF) para ser compartidos depende de la selección de formatos realizada al guardar una versión de un documento en Adobe Illustrator. Asegúrate de que los formatos deseados estén incluidos en MoonDesk para garantizar todas las opciones de descarga y compartición.

Captura de pantalla de la sección de descarga de documentos de un usuario externo o stakeholder

Para más información sobre cómo compartir documentos y administrar enlaces compartidos, puedes consultar la sección Compartidos en el menú principal de MoonDesk o visitar el siguiente enlace:

Compartidos